档案管理制度
一、档案归档制度
1、凡属本局各项工作中形成的属局《档案归档范围》的具有保存价值的文件材料，由各科管理档案人员按归档范围的分类收集，平时根据分类类目分别归档；
2、上级各部门下发的需要执行的文件在办理完毕后，迅速收集有关资料归档；本单位各项中心工作结束后，均应由主办科及时收集、整理、归档；
3、归档的文件材料力求齐全完整，整理归档要按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类归档，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用；
4、部门档案按照年度归档，在次年3月底以前归档，并移交局档案部门；
5、各部门整理好档案，局档案部门派人检查合格后，填写移交目录，双方履行签字盖章手续办理移交，并各执一份存查。
二、档案保管制度
1、根据本局条件和档案数量，设置必要的档案专用密集架和库房，库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等设施，并保持整洁；
2、根据工作需要逐步设置计算机、复印机、数码照相机、数码摄像机、去湿机、空调机、吸尘器等；
3、档案密集架、库房钥匙专人保管，库房一般不作他用；
4、档案入库时应检查帐、卡、物是否相符，存放时以全宗为单位；不同门类、载体，依档号顺序排列；
5、档案应依顺序排放，库房柜架应编顺序号，库房应有档案存放标志图、示意图；
6、档案部门对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题及时解决，对破损、褪变档案要及时修补、复制。
三、档案保密、保卫制度
1、档案要设有专用库房和密集架存放，库房和密集架钥匙要有专人保管，不得随便转给他人；
2、档案工作人员必须严格执行上级有关保密规定，对所管理的档案要负保密责任，不得以任何形式对外泄露档案内容，不允许闲人进入档案库房重地；
3、档案工作人员必须对密级以上档案严格按密级范围进行阅档，做到不该看的不看，不该传的不传，阅档后要及时归档；
4、档案工作人员要定期进行保密检查，坚持做到每月一次检查，年终大检查，如发现档案遗失，要立即向领导报告，以便及时采取措施，追查处理；
5、销毁密级档案时，必须登记造册，经领导批准，由专人(二人以上)监销，监销人要在销毁清册上签字。
四、档案利用制度
1、档案工作人员要熟悉局所藏档案的情况，主动了解局各项工作对利用档案的需要，积极地开展利用工作，为局各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果；
2、档案工作人员应根据工作需要，编制必要的检索工具，编研档案文件汇编和参考资料，做好档案信息的利用和开发工作；
3、本局查阅重要档案及资料，需分管领导批准后才能查阅，借阅者须在当天归还；外单位查阅重要档案，必须执有单位介绍信，并说明借阅理由，经成文单位领导、局办主任或分管领导的同意后才能查阅。外单位查阅一般档案，持介绍信经档案室主任或院办主任批准后方可查阅；
4、本局党委、行政工作归档的档案，如因工作需要查阅时，必须经档案部门的负责人批准；
5、凡局各科室需查阅、借阅本部门归档范围内的档案，可直接到档案室办理借阅手续，用后速还；
6、凡利用档案者要按照规定办理手续，填写(档案借阅登记簿》，利用工作结束后，由利用者如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查；
7、对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报局按规定严格处理。
五、档案统计制度
1、档案部门要确定专人负责统计；
2、建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和室内各种情况报表；
3、按上级主管部门和局要求定期做综合和专项统计分析；
4、对统计数量进行综合分析，存在问题，提出改进措施、建议，报告局分管领导。
六、档案鉴定、销毁制度
1、档案部门根据《档案工作规范》，并结合国家有关保管期限原则规定，对已满期的档案进行鉴定；
2、在分管领导下，档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的方法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见，登记造册，经分管领导批准后方可存毁；
3、销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。
七、声像档案管理制度
1、凡反映局重大活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案；
2、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门可设分室，其它各部门一律交局档案室统一管理；
3、凡是在局各项工作中形成的声像档案，承办部门在报销有关费用时，除局分管领导签字外，必须将照片(包括底片)等声像档案交局档案室，档案室签字后，财务科方能予以报销。
八、图样修改、补充、晒印和发放制度
1、本制度适用于基建类档案；
2、归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统；
3、竣工图必须加盖竣工章，并保证成套性；
4、使用基建文件材料过程中，不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续；。
5、对已归档的图纸需要晒印、发放等，必须有基建负责人同意，方可借阅，并履行借阅手续。
九、对有关档案的控制措施制度
1、基建档案
(1)在基建项目验收前，学院档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收；
(2)局档案部门参加工程验收小组，会同局基建部门负责基建文件材料的验收工作；
(3)基建项目在验收后两个月归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的资料，并在基建档案资料归档说明上签署意见；
(4)局基建部门应从基建总投资中扣留5％，作为基建档案保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
2、设备档案
(1)重大设备(价值2万元以上)的开箱验收必须有局档案部门参加，监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点验收工作，并在验收记录上签字、盖章；
(2)对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字，并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续；
(3)设备保管使用部门负责随机文件材料以及设备开箱调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累，由部门档案员整理后归档；
(4)设备使用、维修较多的部门，可建立设备档案分室，其部门档案员负责做好设备文件材料的收集、整理、编目、保管等工作，并按要求向局档案部门移交案卷目录。
3、外出开会或从外机关带回的文件材料
(1)局各部门外出开会的会议材料，回来后及时交局办公室文书人员处登记，如需使用，可办理借阅手续；
(2)从外机关带回的文件，属全局性的重要的工作交局办公室文书人员处登记；一般性要求部门办理的文件，办理后交部门档案员归档。
十、库房管理制度
1、根据本局条件和档案数量，设置必要的档案专用密集架和库房，库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防光等设施，并保持整洁；
2、库房标准温度为14-24℃，标准相对湿度为45-60％；
3、根据局条件逐步配置去湿机、吸尘器、空调机；
4、档案密集架，库房钥匙专人保管，库房一般不作他用；
5、档案入库时应检查帐、卡、物是否相符，以全宗为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列；
6、档案应依顺序排设，库房柜架应编顺序号，柜橱应有档案存放示意图、标志图；
7、档案部门对库房档案的安全每月组织一次小检查，每半年一次大检查，要记录在案，发现问题及时解决。
十一、档案计算机管理制度
1、档案部门应纳入局自动化信息管理网络，积极开发和利用国家推荐的、与本局档案管理规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力；
2、计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据系统，输出设备为较为先进的打印机，以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求；
3、档案部门要配置专用计算机，一般不作他用或借用，以确保档案管理系统的稳定和安全；
4、档案信息输入微机要遵守国家《保密法》和学院《档案保密制度》，对密级档案和未开放的档案信息在计算机上要做好保密设施；
5、有条件的档案部门要专门设置计算机房，并做好机房的整洁、安全等管理工作。